10月25日下午，艺术系团委学生科、教务科、各教研室联合召开会议，审定河套学院艺术系第一届学生职业技能大赛活动流程。系党支部书记吕崇东、系主任王雁飞、副主任王春霞、主任助理张静、办公室主任徐和平、教务科科长陈楠、学生科科长袁伟、团支部副书记袁霞，以及各教研室主任任李亚明、郝书宝、郭恩哲、刘晓燕等同志出席会议。系党支部书记吕崇东、系主任王雁飞同志，就活动的组织安排等工作分别作了辅导发言，会议听取了教务科科长陈楠关于11月6日举行艺术系第一届学生职业技能大赛开幕式、各项赛事的联动流程和闭幕式活动方案的汇报，研究审定了赛事活动流程，明确了以下事项：一是进一步完善活动方案，尽可能细化，建立负责人、直接责任人、工作人员三级管理体系；二是各科室在活动中的责任人和工作人员名单于11月2日前报系教务科汇总，列入各项方案；三是所有的请柬、主席台站位图、号码牌等要有专门的发放表，由学生科制定，并有及时应急措施；四是参与现场指挥的辅导员要实行点对点负责制，相对固定，不能随便移动；五是办公室成立协调小组，协调各教研、教学科室的人员及设施配置、以及各项赛事相关事宜。